Veel organisaties die een SROI verplichting vanuit een aanbesteding hebben, willen het vaak goed doen, maar lopen in de praktijk tegen dezelfde uitdagingen aan. Denk bijvoorbeeld aan weinig tijd, onduidelijke eisen of twijfel over wat wel en niet meetelt voor Social Return. Dit leidt uiteindelijk tot flink wat stress bij de eindverantwoording. SROI (Social Return on Investment) betekent dat organisaties een deel van de opdrachtwaarde inzetten voor maatschappelijke impact, bijvoorbeeld door werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In de praktijk blijkt het echter lastig om te bepalen welke aanpak het beste past bij de organisatie én bij de opdracht. Dit SROI Beslisplan helpt organisaties om snel een duidelijke route te kiezen, zodat hun Social Return verplichting niet blijft liggen maar aantoonbaar wordt ingevuld.
Dit stappenplan is ontwikkeld voor organisaties die:
Het SROI-beslisplan is absoluut geen beleidsdocument, maar een praktisch werkdocument waar organisaties direct mee aan de slag kunnen.
SROI staat voor Social Return on Investment. Bij veel aanbestedingen van gemeenten en overheden wordt van organisaties verwacht dat zij maatschappelijke waarde creëren. Dit kan bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkplekken te bieden, door leerwerkplekken te creëren, samen te werken met maatschappelijke organisaties of door diensten in te kopen bij sociale ondernemingen. Ook kun je, een deel van je SROI, investeren in sociale initiatieven of kiezen voor een open sociale-impact invulling. Het allerbelangrijkste is dat voldaan wordt aan het doel van Social Return, namelijk het vergroten van werkgelegenheid en arbeidsparticipatie.
Het invullen van een SROI verplichting vraagt om meer dan alleen goede intenties. Je moet niet alleen bepalen welke activiteiten je gaat uitvoeren, maar ook hoe deze worden geregistreerd, gewaardeerd en verantwoord richting de opdrachtgever. Door vooraf duidelijke keuzes te maken over je aanpak, partners en registratie voorkom je dat Social Return pas laat in de aanbesteding aandacht krijgt.
Met dit plan kun je snel bepalen hoe je jouw SROI verplichting het beste invult. Trek hier ongeveer 30 tot 45 minuten voor uit om onderstaande stappen te doorlopen.
Pak alle aanbestedingsdocumenten erbij en noteer wat de minimale SROI-eis is waar je aan moet voldoen. Hoe groot is bijvoorbeeld het percentage? Om wat voor bedrag gaat het? En binnen welke termijn moet je SROI verplichting vervuld zijn? Merk je dat je met vragen blijft zitten? Neem dan contact op met je contactpersoon bij je opdrachtgever. Zo heb je niet alleen direct contact met de persoon die je uitvoering beoordeelt, maar diegene kan je ook exact vertellen wat van je organisatie verwacht wordt.
Het is van belang om eerst te onderzoeken en bepalen wat je zelf als organisatie ook echt kan met Social Return. Hebben jullie bijvoorbeeld wel ruimte om mensen aan te nemen of leerwerkplekken aan te bieden? Zijn de functies die jullie daarvoor bieden wel passend? Hebben jullie voldoende tijd voor begeleiding? Of heeft jullie personeel voldoende tijd om maatschappelijke activiteiten te gaan verrichten? Het antwoord op deze vragen bepaalt niet alleen welke SROI-route jullie kunnen bewandelen? Het bepaalt ook of je er mogelijk verstandig aan doet om je SROI verplichting (gedeeltelijk) uit te besteden. Vooral als er weinig tijd en ruimte is, is dit vaak een slimmere aanpak.
De meest bekende vorm van Social Return is het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals bijvoorbeeld langdurig werklozen. Vaak gebeurt dit door het creëren van werkervaringsplekken, stages, leerwerkplekken of een concreet dienstverband. Hoewel deze vorm natuurlijk perfect aansluit bij het bieden van kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, is deze invulling niet voor alle opdrachtnemers haalbaar. Het is daarom goed om te weten dat er meerdere mogelijkheden zijn om te voldoen aan een Social Return-verplichting. Maak dus een keuze voor één van onderstaande opties óf een mix hiervan. Durf hierbij knopen door te hakken en blijf vooral niet twijfelen tussen opties.
Social Return is een verantwoordelijkheid van jou als opdrachtnemer en deze verantwoordelijkheid mag je serieus nemen. Het gaat hierbij niet alleen om de invulling van je SROI verplichting, maar ook zeker om de registratie hiervan en het onderhouden van contact met je opdrachtgever. Vaak wordt bijvoorbeeld van je verwacht dat je binnen een bepaalde periode na gunning van de aanbesteding contact maakt met je opdrachtgever om afspraken te maken over de invulling van je SROI. Zie dit contactmoment vooral niet als een verplichting, maar vooral als een kans om je gekozen SROI-route(s) voor te leggen. Het grote voordeel hiervan is dat je ook direct een goed beeld krijgt van de 'waarde' van je inspanningen en hoe deze dus bijdragen aan de invulling van je Social Return-verplichting. Dit moment biedt je dus de ruimte om je inspanningen te bespreken, deze te laten accorderen en om duidelijke afspraken te maken over de uitvoering en registratie.
SROI loopt binnen veel organisaties vaak vast doordat organisaties alles zelf proberen te regelen. Ondanks dat dit een nobel streven is, wijst de praktijk uit dat dit niet realistisch is. Daarom ga je deze fase niet alleen nadenken over welke partners je aanpak versterken, maar deze actief in kaart brengen en opzoeken. Denk hierbij aan organisaties als de gemeenten met wie je in contact kan komen met werkzoekenden met een uitdaging op de arbeidsmarkt. Vaak zal je ervaren dat je via je opdrachtgever hiervoor met de juiste afdelingen in contact kunt komen. Maar denk ook zeker aan bijvoorbeeld scholen, maatschappelijke organisaties en/of sociale ondernemingen waarmee je samen kunt werken. Met wie je wilt en kunt samenwerken is natuurlijk sterk afhankelijk van je plannen, maar het samenwerken op zich is altijd verstandig. Want SROI mislukt zelden door onwil, maar wel vaak doordat organisaties te veel zelf willen doen.
Als het goed is ben je nu in het bezit van een duidelijke SROI-route, heb je hier akkoord voor vanuit je opdrachtgever ,weet je welke waardering gekoppeld is aan welke inspanningen en heb je een beeld van met welke partners je deze route wilt gaan bewandelen. Dit is dan ook het moment om je impact in kaart te brengen. Dit doe je door een overzicht te maken van alle activiteiten die je gaat uitvoeren, welke concrete output dit oplevert, welke waardering hieraan gekoppeld is en tot welke maatschappelijke effecten je verwacht dat dit leidt. Dit overzicht vormt de basis van je SROI-uitvoeringsplan. De route ligt daarmee niet volledig vast, maar je hebt wel een duidelijk kader om de voortgang te monitoren en waar nodig bij te sturen.
Vroegtijdig aandacht voor je WIZZR-registratie is bij SROI van cruciaal belang om de voortgang te bewaken, administratieve risico's te vermijden en de maatschappelijke impact correct aan te tonen. Want de verantwoordelijkheid voor het (tijdig) aanleveren van de gevraagde gegevens in het registratiesysteem ligt bij jou als opdrachtnemer. Je wilt dus administratieve achterstanden en onzekerheid voorkomen. Hiermee kun je tijdig bijsturen als de realisatie van je plannen achterblijft en je voorkomt er vooral ook boetes of discussies met opdrachtgever mee.
Een veelvoorkomend probleem bij SROI-verplichtingen is dat de uitvoering blijft liggen. De intentie is er vaak wel, maar in de praktijk krijgen dagelijkse werkzaamheden prioriteit. Daardoor komt Social Return pas laat in beeld, terwijl er dan nog weinig ruimte is om bij te sturen. Dit voorkom je door een ritme van plannen, uitvoeren en monitoren te creëren en door dit het liefst te integreren met bestaande bedrijfsprocessen. Hiermee voorkom je dat SROI een losse verplichting wordt. In plaats daarvan wordt het een structureel onderdeel van je project of aanbesteding. Kies er vervolgens ook voor om je SROI-plannen te vertalen naar jaar- of kwartaaldoelen die meegenomen worden in de wekelijkse overleggen én de dagelijkse uitvoering. Zorg er dus voor dat SROI zichtbaar en relevant blijft binnen je organisatie.
Veel organisaties zien SROI vooral als een verplichting vanuit een aanbesteding en dat is zonde, want Social Return biedt juist ook kansen om te laten zien dat je het maken van maatschappelijke impact serieus neemt. Door vanaf het begin je activiteiten zichtbaar te maken, inspireer je anderen én versterk je je positie als organisatie die maatschappelijke waarde serieus neemt. Een effectieve manier om dit te doen is door je SROI-activiteiten te benaderen als een doorlopende impactcampagne. Dit betekent dat je je inspanningen niet alleen zichtbaar maakt richting het einde of bij concrete resultaten, maar dat je gedurende het hele traject laat zien wat er gebeurt. Ons advies om hiervoor gebruik te maken van Social Storytelling. Hiermee maak je je SROI-resultaten tastbaar en menselijk. Bovendien kan dit vooral ook nieuwe zakelijke kansen opleveren.
Het invullen van een SROI verplichting hoeft dus zeker niet ingewikkeld te zijn, zolang je op tijd duidelijke keuzes maakt. Door je verplichting goed in kaart te brengen, je speelruimte te bepalen en een passende SROI-route te kiezen, leg je een sterke basis voor de uitvoering. Door daarnaast samen te werken met partners, je impact inzichtelijk te maken en structureel aandacht te geven aan registratie en voortgang, voorkom je dat Social Return pas laat in beeld komt. Met het SROI Beslisplan maak je vooraf een duidelijke keuze en zorg je ervoor dat je Social Return verplichting gedurende de aanbesteding beheersbaar blijft.
Veel organisaties willen hun SROI-verplichting echt wel goed invullen, maar in de praktijk gebeurt vaak hetzelfde. De intentie is er, alleen ontbreekt een duidelijk plan. De meest gemaakte fout is dan ook “We beginnen gewoon en zien later wel.” En op het eerste gezicht lijkt dat logisch. De opdracht loopt immers nog een tijd en er zijn vaak genoeg andere prioriteiten. Maar juist deze aanpak zorgt er regelmatig voor dat Social Return pas laat aandacht krijgt. Dat leidt vaak tot (onnodige) stress omdat de tijd begint te dringen, discussies met de opdrachtgever of last-minute extra kosten. Door op tijd aandacht te geven aan je SROI verplichting voorkom je dit.
Naast organisatorische stress kan het niet tijdig invullen van Social Return ook financiële gevolgen hebben. Want het vervullen van je Social Return is verplicht en wanneer hieraan niet wordt voldaan, kan de opdrachtgever een boete opleggen. In veel aanbestedingen geldt dat deze boete 125% van het openstaande Social Return-bedrag bedraagt. Dat betekent dat het resterende bedrag wordt verhoogd met 25% extra. Dat betekent dat je als organisatie niet alleen de kans hebt gemist om maatschappelijk bij te dragen, maar dat je ook geconfronteerd wordt met onnodige extra kosten. In de praktijk wordt vaak echt wel eerst contact gezocht met je organisatie om te bespreken of de verplichting alsnog kan worden ingevuld. Maar hoe langer je dit hebt laten liggen, hoe groter de kans is dat dit niet meer mogelijk is. Een boete is dan vrijwel onvermijdelijk.
We hopen dat dit beslisplan je helpt om serieus aan de slag te gaan met je SROI verplichting. Kom je er zelf niet helemaal uit of wil je gewoon even in gesprek over je opties? Neem dan gewoon even contact met ons op. Want het is vaak goedkoper om 15 minuten vooraf te sparren dan om achteraf te moeten herstellen. Wij denken daarom laagdrempelig met je mee tijdens een vrijblijvende kennismaking.
Neem dan gewoon even contact met ons op.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)